4 HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD PARA MÚSICOS

Hoy te traigo un post un poco diferente. No va de grabación ni edición, pero espero que lo encuentres igualmente interesante.

Si eres de los que tienen a veces la sensación (cómo la he tenido yo) de que no llegas a todo y de que el horizonte de tareas es inabarcable… esto es para ti.

Los músicos de hoy en día participamos en multitud de proyectos, con diferentes personas, diferentes entornos… Las tareas pendientes se multiplican. Súmale la brutal cantidad de información a la que estamos expuestos y que hay que gestionar y archivar.

Gestionar todo no es fácil y por eso cada vez están más de moda los sistemas y herramientas organizar y aprovechar el tiempo, la llamada productividad.

Estas son mis cuatro areas básicas de gestión.

Anota tus tareas. Todoist

Mi vida laboral cambió cuando comencé a a notar mis tareas. Hasta entonces todo lo guardaba en la cabeza y normalmente me acordaba (era más joven)… pero no siempre.

Mi punto de partida es el método GTD (Getting This Done, Conseguir que se hagan las cosas) del americano David Allen. Aunque estoy muy lejos de aplicarlo con toda la fidelidad que exige. La idea principal es que lo que lo primero es apuntar todo: tareas, recordatorios, ideas para nuevos proyectos etc. en una «bandeja de entrada», que puede ser una libreta, un folio o una app, según tu gusto. Después lo clasificas por proyectos y luego le asignas a cada tarea su prioridad.

Esto es una explicación un poco simplista porque en realidad GTD es un sistema bastante complejo y estricto. Pero si te quedas con sólo estos dos pasos puede que ya signifique un gran adelanto.

Personalmente para guardar, ordenar y priorizar mis tareas uso la aplicación TodoIst. Me permite hacer listas ordenadas por proyectos, prioridades y etiquetas con con colores. Es visualmente muy clara y puedes marcar tareas, programalas, mover listas…

La versión gratuita ya es bastante pòtente.

Guarda tus documentos. Evernote

Constantemente llega documentación y la mayoría digital. La opción más común es tener diferentes carpetas donde vas dejando cada documento. Pero navegar entre carpetas es tedioso y poco práctico . Unas carpetas están dentro de otras y otras y a menudo necesitas pasar unas cuantas pantallas hasta llegar al fichero . Además siempre dudas de donde guardar cada documento. La factura del concierto ¿donde la dejas?. ¿en la carpeta de facturas o en la carpeta del concierto?, ¿o una copia en cada carpeta?¿ y el contrato?.

Yo utilizo Evernote para organizar toda mi documentación. Imagina que tienes una pizarra en la que cuelgas el programa del concierto, las personas de contacto, los horarios, el presupuesto, la factura, el mapa, y además todo en un golpe de vista, sin abrir nada más. Eso es Evernote. Si tuviese que salvar una sola de las herramientas que uso, sería esta.

La versión gratuita es suficiente para apañarse, pero si conviertes Evernote en el centro de tu gestión, verás como acabas haciendote Premium (algo más de 4 € al mes).

Recuerda tus compromisos. Google calendar

No dejes de anotar tus compromisos, mantén tu agenda al día y te evitarás muchos problemas.

Puedes hacerlo con agenda de papel o digital. Yo ahora mismo combino las dos. Cuando estoy en la calle uso la agenda digital, pero en la oficina, al lado del ordenador, aún tengo la tradicional tipo libreta que realmente es la más ágil para anotar y consultar. Ya sé que puede parecer que duplicó trabajo, ¡pero realmente me funciona!

Como agenda digital te recomiendo Google Calendar (renovado hace poco) Si no te importa estar en el universo de apps de Google (gratuitas y buenísimas) este es un a»must have» (debes tener).

Una de las características que más me gusta de Calendar es la posibilidad de tener diferentes calendarios al mismo tiempo (como, por ejemplo, uno personal y otros para cada proyecto musical). Los calendarios puedes compartirlos con los demás participantes. Así todos pueden ver los ensayos programados y las próximas actuaciones. Especialmente recomendable para agrupaciones con muchos miembros como bandas , corales y orquestas.

Otra característica que también también utilizo mucho es enviar una invitación/recordatorio desde el mismo calendario cuando programo un evento con otras personas. Basta con añadir el correo del invitado al evento. Verás que a larga te ahorra más de un malentendido

También puedes programar avisos para ti mismo. Desde unos minutos a varios días con antelación, es una garantía de que no se te va a olvidar.

Mi consejo es que uses la agenda solo para eventos que tiene una fecha definida, un concierto, una reunión, una sesión de mezcla. Hay quien lo usa también como listado de tareas, yo lo he probado pero no me funciona. Es inevitable que haya tareas que no llego a hacer y entonces tengo que cambiarlas de día. Es engorroso y frustrante.

Controla como usas tu tiempo. Toggl

Saber cuanto tiempo hemos empleado en cada trabajo es uno de los aspectos que más descuidamos en nuestra organización. La percepción que tenemos de cuanto tiempo dedicamos a un proyecto concreto, al estudio de una pieza, a escalas etc a menudo es engañosa.

Cuando hagas un seguimiento de cuantas horas has dedicado a cada apartado estoy seguro de que te vas a quedar sorprendido (cómo me quedé yo).

Puedes hacerlo simplemente en un excel o puedes utilizar una app especializada.

Cómo app te propongo Toggl. Tan sencillo como seleccionar la tarea y darle al contador de tiempo cuando empiezas (no olvides pararlo al final). Luego te permite hacer informes por proyectos, días categorias…

La versión gratuita, que es la que uso yo, seguro que es más que suficiente.

Saber a qué has dedicado tu tiempo es duro pero te va ayudar mucho

TIPS

• Cualquier cosa puede hacerse con lápiz y papel.
• Si te decantas por utilizar software, que sea multi plataforma, aplicación web, móvil, tablet, online y en el ordenador.
• Te he hablado de herramientas, no métodos. Para métodos encontrarás mucha información en internet.
• Organizar tus tareas no significa hacerlas, es solo un primer paso, así que no te pases el tiempo clasificando y luego no hagas nada.
• Utiliza una herramienta en su versión gratuita un tiempo antes de decidir si pagas o no por ella.